Inleiding
Deze privacyverklaring is van toepassing op Ontex BV, een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Genthof 5, 9255 Buggenhout, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer 0419.457.296, en op alle aan haar gelieerde ondernemingen* (hierna ‘Ontex’) met zeggenschap over persoonsgegevens (‘Persoonsgegevens’) en die daarvan gebruikmaken in het kader van de bedrijfsuitoefening (de ‘Onderneming’).
Ontex behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde en om welke reden dan ook te wijzigen of aan te passen. De herziene privacyverklaring is van toepassing vanaf de datum van publicatie van de herziene privacyverklaring op de website van Ontex www.ontex.com. Raadpleeg deze privacyverklaring regelmatig om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de laatste versie.
* Onder gelieerde ondernemingen wordt verstaan elke onderneming die onder zeggenschap staat van, die zeggenschap heeft over, of die onder gezamenlijke zeggenschap staat van Ontex BV, waarbij onder zeggenschap wordt verstaan de eigendom van ten minste 50% van de aandelen. De lijst met alle Ontex-entiteiten vindt u in ons jaarverslag op onze website ontex.com.
Verzamelen van persoonsgegevens: doel
Ontex verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
- Contact opnemen en het aangaan van zakelijke relaties met (potentiële) klanten die bedrijven, individuele patiënten of hun verzorgers kunnen zijn, en het efficiënt afhandelen van hun verzoeken;
- Direct marketing naar (potentiële) klanten;
- Werving en tewerkstelling van personeel en zorgen voor een optimale werkomgeving;
- Wettelijke voorschriften en audits;
- Interactie met en naleving van overheidsvereisten en de eisen van bevoegde autoriteiten;
- Onderzoek, ontwikkeling en testen van nieuwe producten;
- Contact opnemen met en aangaan van zakelijke relaties met dienstverleners, leveranciers van goederen en andere externe zakelijke partners;
- Contact opnemen met haar investeerders en potentiële investeerders;
- Goed beheer van haar activa.
Wanneer meer specifieke doeleinden de reden zijn voor de verzameling, heeft Ontex daartoe een specifiek privacybeleid uitgevaardigd waarin deze preciezer zijn afgedekt. Een dergelijk privacybeleid is in elk geval te vinden op de Ontex-website waarnaar deze verwijzen.
Verzameling van persoonsgegevens: rechtsgrondslag
De rechtsgrondslag van Ontex voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is afhankelijk van het doel van het verzamelen, dat derhalve kan zijn: (i) rechtmatig belang om de zakelijke interacties met klanten, leveranciers of andere externe zakelijke partners en met investeerders te waarborgen, en om de activa van Ontex te beheren, (ii) uitvoering van een contract met klanten, leveranciers, andere externe zakelijke partners en werknemers, (iii) naleving van wettelijke verplichtingen op verschillende gebieden, met inbegrip van (indien gezondheidsgerelateerde gegevens van werknemers vereist zijn) de wettelijke vereisten op het gebied van sociale zekerheid en arbeidsrecht, (iv) het doen van wetenschappelijk onderzoek, en (v) (expliciete) toestemming in gevallen zoals het verzenden van direct marketing, bepaalde interacties met patiëntenklanten (in de B2C-business) om te zorgen dat hun producten worden geleverd, etc.
Bewaren en verwijderen van persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is op basis van het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.
Openbaarmaking van persoonsgegevens aan derden
Ontex zal persoonsgegevens nooit delen met derden voor secundaire of niet-gerelateerde doeleinden, tenzij anders aangegeven op het moment van het verzamelen.
Ontex deelt persoonsgegevens mogelijk met derden indien dit nodig is voor het bereiken van bovenstaande doeleinden.
Dit kan overdracht buiten de Europese Economische Ruimte omvatten, ook naar landen die mogelijk niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming handhaven als in de Europese Economische Ruimte. Ontex heeft passende voorzorgsmaatregelen genomen en zal dat blijven doen, zodat persoonsgegevens onderworpen blijven aan een passend beschermingsniveau in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voor de hierboven vermelde doeleinden. Deze omvatten de tenuitvoerlegging van de EU-modelclausules, de verplichting voor derden om te beschikken over passende bescherming, firewalls, wachtwoorden, etc.
Indien het noodzakelijk of wenselijk is om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen of verzoeken, of in het kader van de hierboven genoemde doeleinden, kunnen persoonsgegevens in voorkomend geval worden bekendgemaakt aan wetshandhavings-, regelgevende of andere overheidsinstanties, of aan derden.
Toegang tot persoonsgegevens
Ontex is toegewijd aan het verlenen van toegang aan personen die de persoonsgegevens die Ontex over hen verwerkt willen corrigeren, en/of eventuele onnauwkeurigheden in die gegevens willen aanpassen. Een eenvoudig verzoek aan [email protected] volstaat hiervoor. Verschillende websites die Ontex host, bieden bovendien voor de persoon die zijn of haar persoonsgegevens zelf wil inzien, bekijken, corrigeren of verwijderen, de mogelijkheid om dit te doen.
Uw rechten als betrokkene
Op grond van de AVG en de uitvoeringswetgeving beschikt u over diverse rechten om uw persoonsgegevens te beheren. Deze rechten zijn:
- het recht op toegang tot de persoonsgegevens die Ontex van u bewaart
- het recht om te verzoeken om correctie, beperking of verwijdering van deze persoonsgegevens
- het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens.
- Persoonsgegevens die u aan Ontex hebt doorgegeven, mogen worden opgevraagd in een machinaal leesbaar format.
- Als u van mening bent dat Ontex niet op correcte wijze is omgegaan met uw persoonsgegevens, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen. De belangrijkste Autoriteit voor Gegevensbescherming voor Ontex is de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be), met wie u in dat geval contact kunt opnemen. U hebt ook het recht om op elk moment een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.
De meest gemakkelijke manier om uw rechten uit te oefenen is door een eenvoudige e-mail te versturen met vermelding van uw verzoek naar [email protected].
Ontex hecht veel waarde aan uw privacy en verzoekt u vriendelijk om bij vragen of opmerkingen over het gebruik van uw persoonsgegevens, eerst contact met ons op te nemen via het bovenstaande e-mailadres.
Gegevensbeveiliging
Ontex beschikt over marktconforme normen voor technologische voorzieningen en operationele veiligheid om alle verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Deze persoonsgegevens (en andere vertrouwelijke gegevens) zijn toegewezen aan een vertrouwelijkheidscategorie en op basis daarvan zijn beschermende maatregelen getroffen. Wanneer verwerking tot een hoog risico zou kunnen leiden voor de personen van wie de persoonsgegevens zijn verzameld, wordt een privacy-impactbeoordeling uitgevoerd (en deze wordt bijgehouden).
Bescherming van de privacy van kinderen
Ontex begrijpt het belang van de bescherming van de privacy van kinderen, zowel in de interactieve online wereld als in de echte wereld. Het is niet het beleid van Ontex om met opzet persoonsgegevens te verzamelen of te bewaren van personen jonger dan 13 jaar. Bij bepaalde producten van Ontex (babyluiers en -verzorgingsproducten) kan het echter nodig zijn dat Ontex bepaalde persoonsgegevens van kinderen ontvangt (foto’s, naam, geboortedatum van baby’s). Om dergelijke persoonsgegevens te ontvangen en voor elk gebruik daarvan, wordt de ouder of voogd nadrukkelijk om toestemming gevraagd.
Beperking van aansprakelijkheid
Ontex neemt alle redelijke maatregelen om de vertrouwelijkheid van de verzamelde persoonsgegevens te waarborgen. Als u met Ontex communiceert via de websites of per e-mail, dient u zich ervan bewust te zijn dat de overdracht van persoonsgegevens via internet of e-mail nooit zonder risico is. Voor zover de wet dit toelaat, gaat u er derhalve mee akkoord dat alle mogelijke directe of indirecte schade die u zou kunnen ondervinden als gevolg van onwettig of onrechtmatig gebruik van uw persoonsgegevens door derden die daartoe niet gerechtigd zijn, nooit kan worden toegerekend aan of verhaald op Ontex.
Contactgegevens
Bij vragen, feedback of zorgen over deze privacyverklaring, kunnen deze aan de orde worden gesteld via [email protected].